Giải pháp quản lý khi doanh nghiệp bảo quản hàng đông lạnh

“Làm cách nào để quản lý hàng đông lạnh trong kho một cách tối ưu nhất?” là câu hỏi của rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm lạnh ngày nay. Là đối tác cho thuê kho lạnh của nhiều công ty xuất nhập khẩu và bán lẻ, Kho Lạnh Nam Hà Nội sẽ giải đáp thắc mắc trên cho doanh nghiệp để bạn có thể quản lý tối ưu hơn hàng hóa đông lạnh của mình trong bài viết sau.

Những thách thức mà doanh thực phẩm phải đối mặt khi quản lý hàng đông lạnh

Đại dịch Covid-19 vẫn đang diễn biến phức tạp ở nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó các nước khối Liên minh EU, Mỹ chịu nhiều ảnh hưởng nặng nề nhất. Tháng 3/2020 vừa qua, theo kết quả khảo sát các doanh nghiệp hội viên của Hiệp hội Chế biến và Xuất khẩu thủy sản Việt Nam (VASEP), do tác động của dịch Covid-19, rất nhiều doanh nghiệp bị các đối tác châu Âu, Mỹ hủy hợp đồng hoặc tạm hoãn đơn hàng. Doanh nghiệp lúc này phải đối mặt rất nhiều khó khăn từ mọi phía, bao gồm bài toán quản lý, bảo quản, tồn trữ và vận chuyển hàng hóa.

Doanh nghiệp phải đối mặt với vấn đề tồn kho các sản phẩm đông lạnh trong đợt dịch Covid-19

“Quản lý hàng đông lạnh ra sao để sản phẩm không bị thất thoát?” chính là một trong số nhiều vấn đề mà nhiều doanh nghiệp cần đối mặt khi kinh doanh sản phẩm này. Cũng là câu hỏi đó nhưng hãy thử đi vào chi tiết hơn, quý doanh nghiệp có biết mình đang phải đối mặt với những thách thức nào khi quản lý thực phẩm đông lạnh không?

Hãy cùng Kho Lạnh Nam Hà Nội xem xét một số thách thức phổ biến nhất mà nhà sản xuất phải đối mặt để có thể tìm ra giải pháp tốt nhất để trả lời cho vấn đề trên.

Vấn đề kho bãi: Đầu tiên, để bảo quản được hàng đông lạnh, doanh nghiệp cần phải có một kho lạnh với diện tích đủ rộng để lưu trữ, sắp xếp và vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, việc lựa chọn kho lạnh đáp ứng đúng với nhu cầu của doanh nghiệp không phải chuyện đơn giản. 

Kho lạnh không đủ diện tích sẽ làm hàng hóa chất chồng lên nhau

Ví dụ: Với kho mini (tự lắp đặt) mà doanh nghiệp có sẵn, diện tích chứa hàng hạn hẹp cộng với việc chuyển hàng bất tiện và dễ thất thoát (nếu không đầu tư xe nâng) thì rất khó khi phải lưu kho đột ngột một lượng hàng lớn. Đối với dịch vụ cho thuê kho lạnh, doanh nghiệp cần tính toán số lượng hàng hóa để thuê pallet, dự trù mức phí phải trả cho bên kho lạnh,… làm sao cho đúng với ngân sách đã có. 

Duy trì vòng đời sản phẩm: Trong vòng đời sản phẩm, nếu hàng đông lạnh không được bảo quản ở điều kiện môi trường thích hợp (nhiệt độ, độ ẩm, khoảng cách giữa các sản phẩm khác) thì rất dễ mất đi giá trị vốn có của nó. Quản lý, điều chỉnh các yếu tố môi trường sao cho phù hợp với từng loại thực phẩm chính là thách thức mà các doanh nghiệp cần thực hiện nếu muốn duy trì vòng đời sản phẩm lâu dài hơn.

Duy trì vòng đời sản phẩm bằng cách bảo quản hàng hóa đúng cách

Quản lý thời gian và tuân thủ các quy tắc nghiêm ngặt về an toàn thực phẩm: Kho lạnh tiêu chuẩn có rất nhiều quy định nghiêm ngặt hay những hướng dẫn ngành. Tuy nhiên, không phải bất kỳ nhân viên nào cũng có thể quản lý thời gian và tuân thủ các nguyên tắc trong kho lạnh tuyệt đối. Thế nên các kho lạnh mini vẫn thường xảy ra thất thoát sản phẩm hoặc nguồn năng lượng. Đó là lý do vì sao đây trở thành một trong số nhiều thách thức mà nhà quản lý cần lưu ý. 

Tuân thủ các quy định nghiêm ngặt trong kho lạnh sẽ giúp quản lý hiệu quả hơn

Trong “thế giới” của những người kinh doanh hàng đông lạnh, bất kỳ sai sót nào trong quy trình quản lý đều có thể dẫn đến tổn thất và lãng phí. Không chỉ thực phẩm bị thất thoát, các nguồn năng lượng như điện, nhiệt, xăng dầu,… cũng bị lãng phí theo. Vậy giải pháp nào mà nhà quản lý doanh nghiệp có thể áp dụng để vượt qua những thách thức trên? Hãy cùng Kho Lạnh Nam Hà Nội đến với phần tiếp theo để hiểu rõ hơn.

Giải pháp quản lý hàng đông lạnh tốt mà doanh nghiệp có thể áp dụng

Quy trình quản lý hàng đông lạnh là cách mà doanh nghiệp đảm bảo sản phẩm luôn duy trì chất lượng, số lượng và giữ vệ sinh an toàn thực phẩm nhất ở nơi lưu trữ hàng hóa. Để không còn thất thoát và tối đa hóa chi phí bỏ ra, doanh nghiệp phải theo dõi và quản lý chặt chẽ quá trình lưu kho cho đến khi chúng được xuất khẩu và đến tay người tiêu dùng. 

Hàng hóa phải được đảm bảo chất lượng từ kho cho đến tay người tiêu dùng

Nếu không quản lý tốt, các lô hàng đông lạnh có thể bị đổi màu, mất đi mùi vị vốn có hoặc trở nên bầm dập, mất giá trị. Với vốn kinh nghiệm quản lý dày dặn được tích lũy trong 20 năm trong ngành, Kho Lạnh Nam Hà Nội xin gửi đến bạn 4 giải pháp quản lý hàng đông lạnh tốt nhất có thể áp dụng như sau:

Yêu cầu đối với việc truy tìm sản phẩm chính xác

Tại mọi thời điểm, người quản lý cần có thông tin chính xác về  vị trí các sản phẩm trong kho của mình. Từ đó truy xuất các sản phẩm bị ảnh hưởng trong các tình huống bất ngờ (cúp điện, máy làm lạnh không hoạt động, rò rỉ hơi lạnh,... Các sản phẩm đặc biệt cần lưu ý như: đồ tươi sống (rau, củ, quả, thịt cá,…) và các sản phẩm dễ hỏng (sữa, phomai,...) cần sự quản lý và theo dõi nhiều hơn vì chúng dễ bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài như độ ẩm, CO2,…

Quản lý phải nắm rõ thông tin vệ vị trí của các sản phẩm trong kho

Để truy xuất nguồn gốc chính xác, hãy lưu trữ những tài liệu, mã số của sản phẩm vào file quản lý hoặc sổ ghi chép hoặc sử dụng phần mềm quản lý kho để có kết quả nhanh nhất.

Ghi nhãn cho giá đỡ và sử dụng mã barcode cho các sản phẩm riêng lẻ

Như đã nêu ở phần a, cách chính xác nhất để truy tìm sản phẩm chính là sử dụng mã số để quản lý sản phẩm. Phương pháp sử dụng con số này rất hiệu quả cho những doanh nghiệp nào có nhiều sản phẩm cùng dòng và đa dạng chủng loại sản phẩm. Việc quản lý bằng mã Barcode sẽ giúp nhà sản xuất quản lý từng sản phẩm từ lúc vào kho cho đến lúc xuất hàng hóa đến các cửa hàng.

Ngoài ra, những nhãn dán trên từng giá đỡ cũng là một trong những cách thông minh để việc quản lý kho bãi trở nên nhẹ dàng và “dễ thở” hơn. Nhân viên kho có thể kiểm tra và ghi chép số liệu theo dõi lên các nhãn để nhân viên sau có thể dễ dàng nắm rõ tình hình hàng hóa trong kho của mình.

Quản lý hàng hóa bằng nhãn có mã barcode

Chuyển hàng

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ chú ý đến việc quản lý hàng hóa trên pallet mà không biết rằng việc vận chuyển hàng các kênh phân phối và từ xe tải vào pallet đông lạnh và ngược lại cũng quan trọng không kém. Trong quy trình bảo quản lạnh thì việc duy trì quản lý trong toàn bộ thời gian là rất quan trọng. Nếu không có sự quản lý chặt chẽ từ ban đầu, các lỗ hổng trong bảo quản có thể bắt đầu ảnh hưởng tiêu cực đến sản phẩm. Sự chậm trễ trong việc chuyển hàng sẽ khiến những vấn đề này có cơ hội bộc lộ nhiều hơn và buộc nhà sản xuất mất thời gian và lợi nhuận.

Đảm bảo quá trình chuyển hàng không xảy ra sơ sót

Ví dụ: Mỗi chuyến hàng từ kho đến trung tâm phân phối cũng như đi đến khách hàng phải trải qua quá trình vận chuyển, bốc dỡ. Doanh nghiệp phải quản lý các lô hàng làm sao để cân bằng số lượng và khoảng cách giữa các sản phẩm thật chính xác sao cho sản phẩm thịt loại hoặc rau củ quả không bị tràn/chảy nước hoặc bị dập nát trong lúc vận chuyển. Trong quá trình vận chuyển, thực phẩm dễ hư hỏng như hải sản, sản phẩm ăn liền và sản phẩm chế biến sẵn có thể trở nên không an toàn nếu chúng được giữ ở nhiệt độ không đạt tiêu chuẩn.

Kho lạnh Nam Hà Nội: Cung cấp giải pháp quản lý kho lạnh tốt nhất hiện nay!

Kho lạnh Nam Hà Nội luôn cố gắng cung cấp cho khách hàng các giải pháp quản lý, bảo quản hàng đông lạnh hiệu quả cả về mặt chi phí lẫn gia tăng vòng đời sản phẩm. Sở  hữu chuỗi kho lạnh lớn lên đến 300 đến 1500 tấn, chúng tôi đã và đang hợp tác với nhiều nhà sản xuất, nhà cung cấp và nhà bán lẻ để thực hiện lưu kho lạnh các sản phẩm dễ hỏng tốt nhất trong toàn bộ chuỗi cung ứng. 

Kho Lạnh Nam Hà Nội có đội xe đông lạnh chất lượng, đa dạng về chủng loại và tải trọng, 100% được cấp phép lưu thông trong nội đô Hà Nội. Chính vì thế, chúng tôi luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ mọi nhu cầu và tiêu chuẩn khắt khe vận tải đông lạnh.

Hàng hóa nhập xuất được kiểm soát và báo cáo tự động bằng phần mềm quản lý kho lạnh hiện đại, chuyên dụng và phù hợp với hàng hóa: phát hành phiếu nhập xuất hàng nhanh chóng, chính xác.

Tất cả số lượng và vị trí pallet được quản lý bằng mã số, do đó việc xuất nhập pallet nhanh chóng và chính xác tuyệt đối. Toàn bộ quá trình xuất nhập đều được ghi nhận và lưu trữ hình ảnh thông qua hệ thống camera.

Hãy trở thành đối tác của Kho Lạnh Nam Hà Nội ngay hôm nay để được trải nghiệm dịch vụ kho lạnh tốt nhất!