Quy trình kiểm hàng kho lạnh hiệu quả mà doanh nghiệp cần biết!

Kiểm hàng là một trong những công việc quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi kinh doanh hàng đông lạnh. Hãy cùng Kho Lạnh Nam Hà Nội  tìm hiểu quy trình kiểm hàng tồn kho lạnh hiệu quả trong bài viết dưới đây!

Kinh nghiệm kiểm kê hàng tồn kho lạnh nhanh chóng

Dành cho những cá nhân/doanh nghiệp đang muốn tìm hiểu về hàng tồn kho một cách chi tiết nhất: HỆ THỐNG CHUẨN MỰC KẾ TOÁN VIỆT NAM VỀ HÀNG TỒN KHO. (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).

Tại sao doanh nghiệp cần kiểm hàng tồn kho đông lạnh?

Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp (chiếm 40% – 50%). Chỉ tiêu tài chính này một khi biến động sẽ kéo theo sự chuyển hóa của các loại tài sản khác (nợ phải trả, công nợ phải thu…), đồng thời tác động trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp. Do đó, công tác kiểm kê hàng tồn kho là một công việc vô cùng quan trọng và hết sức cần thiết, chủ yếu trong hoạt động quản trị sản xuất tác nghiệp.

  • Nhờ kiểm hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ phát hiện kịp thời các sản phẩm hết hạn, hàng cần thanh lý (nhất là thực phẩm đông lạnh), kiểm tra hạn sử dụng cũng như lượng hàng tồn có vượt định mức hay không.

Kiểm hàng tồn kho giúp bạn phát hiện kịp thời các thực phẩm hư hỏng, cần thanh lý

  • Giúp giải phóng lượng hàng tồn kho đúng lúc, giảm đi thất thoát và lãng phí không đáng có.
  • Kiểm hàng tồn kho giúp doanh nghiệp thu hẹp diện tích lưu kho và cắt giảm nhân công hợp lý khi lượng hàng lưu trữ giảm bớt. Từ đó tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoảng tài chính không hề nhỏ.
  • Sử dụng vốn lưu động cho các hoạt động khác của doanh nghiệp thay vì phải dành ra số tài chính này cho kho lạnh.
  • Tài liệu/kết quả báo cáo từ quy trình kiểm hàng sẽ là căn cứ để đánh giá năng lực quản lý của nhân viên kho lạnh, phát hiện gian lận để ngăn chặn sự thiệt hại một cách kịp thời,...

Các cách kiểm hàng tồn kho đông lạnh mới nhất

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, việc kiểm hàng tồn kho sẽ được thực hiện theo 2 cách:

  • Kê khai thường xuyên: Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số liệu hiện có, tình hình biến động tăng/giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Kiểm kê hàng hóa thường xuyên

  • Kiểm kê định kỳ: Đây là phương pháp kiểm hàng căn cứ vào kết quả kiểm tra thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ về vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính giá trị của hàng đã xuất trong kỳ. Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ. Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).

Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Những sai lầm mà doanh nghiệp cần tránh khi kiểm hàng đông lạnh và cách khắc phục

Dưới đây là những sai lầm mà doanh nghiệp cần lưu ý khi kiểm kê  kho lạnh và được Kho lạnh Nam Hà Nội.

  • Chưa có nhân sự  hoặc giao nhân sự không có chuyên môn kiểm hàng.
  • Không ghi lại/lưu trữ quá trình kiểm kê trước đó để đối chiếu.
  • Kiểm hàng đông lạnh theo cách cũ, không sử dụng công nghệ vào kiểm hàng → lạc hậu.
  • Sắp xếp hàng thiếu tổ chức.
  • Các phương pháp khắc phục:
  • Bố trí đa dạng, cần có tầm nhìn đầy đủ.
  • Nhãn cho giá đỡ mật độ cao.
  • Sử dụng các dụng cụ chuyên dụng.
  • Truy xuất nguồn gốc.

Vậy, doanh nghiệp nên nắm rõ các quy trình kiểm hàng đông lạnh nào để có thể đưa ra kết quả chính xác nhất và không phạm vào những sai lầm trên? Hãy đến với quy trình kiểm tra hàng hóa trong kho lạnh dưới đây để biết rõ hơn.

II. Quy trình kiểm tra hàng hóa trong kho lạnh hiệu quả

Quy trình kiểm hàng tồn kho đông lạnh gồm có những bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị

Đối với kiểm kê hàng định kỳ, không thường xuyên thì các việc bạn cần làm như sau: 

  • Thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt hơn: Trong những ngày tiến hành kiểm kê kho hàng, nếu cảm thấy cần thiết có thể thông báo với nhà cung cấp hoặc đối tác, khách hàng (nếu có) để tránh sự phiền hà, hoặc hạn chế tần suất nhập xuất hàng.
  • Phân công người chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê kho hàng (thường là thủ kho kết hợp với kế toán, hoặc người quản lý, chủ doanh nghiệp,…).

Phân công nhân viên chịu trách nghiệm kiểm kê kho hàng

  • Lên kế hoạch kiểm kê cụ thể: Khu vực nào kiểm hàng trước, khu vực nào kiểm hàng sau, từ ngày nào đến ngày nào,…

Trước ngày tiến hành kiểm kho, cần rà soát lại báo cáo danh sách tồn kho gần nhất để tiến hành thanh lý, xả hàng hoặc xử lý hàng cận date, hàng hư lỗi,… Việc này nhằm để giảm bớt khối lượng công việc trong giai đoạn kiểm kê hàng hóa.

Căn cứ vào phần mềm quản lý, báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất (sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã định). Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các chi tiết không thể thiếu như: Tên, mã hàng, số lượng hàng báo cáo, số lượng kiểm kê thực tế, ghi chú… Dưới đây là mẫu kiểm hàng mà bạn có thể theo tham khảo:

Bước 2: Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nguyên tắc nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.

Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê (cột số lượng thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có, cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất.

Bước 4: Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp (như thủ kho, nhân viên kho khu vực,…) phải giải trình cụ thể.

Bước 5: Nếu có chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế.

Bước 6: Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ.

Bước 7: Với các trường hợp sai lệch, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân. Có các trường hợp như:

  • Chênh lệch thiếu (hàng ít hơn trong báo cáo) là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Có thể do nhân viên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí và đặc biệt có thể có khả năng thất thoát hàng do mất cắp, gian lận.
  • Chênh lệch thừa: Có thể là do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo, làm sai báo cáo, quên nhập số liệu vào hệ thống khi nhập hàng,…

Doanh nghiệp có thể nhận ra rằng, quy trình kiểm hàng tồn kho đông lạnh sẽ đòi hỏi bạn phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau theo cách tỉ mỉ mỉ và chuyên môn nhất có thể. Việc này mất rất nhiều thời gian và nhân sự để thực hiện, nhưng doanh nghiệp lại không thể không kiểm hàng vì những nguyên nhân đã nêu ở trên. Vậy làm cách nào để bạn vừa có thể tiết kiệm được chi phí thời gian nhân sự, vừa có thể có những số liệu tồn kho chính xác nhất? Đó là lưu hàng hóa tại các kho đông lạnh công nghiệp có dịch vụ kiểm hàng chất lượng!

Địa chỉ Kho lạnh uy tín tại Hà Nội có quy trình kiểm hàng tốt nhất hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều dịch vụ cho thuê kho lạnh mở ra để đáp ứng nhu cầu lưu trữ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tìm được một nơi có thể đáp ứng nhiều nhu cầu cùng một lúc và có dịch vụ kiểm hàng đáp ứng tiêu chuẩn tại Hà Nội thì bạn cần tìm một địa chỉ đủ uy tín - kinh nghiệm để làm được điều đó!

Với kinh nghiệm hơn 20 năm trong ngành cũng như có đầy đủ cơ sở vật chất, máy móc, đội ngũ chuyên nghiệp, Kho Lanh Nam Hà Nội sẽ đem tới cho bạn một dịch vụ kiểm hàng - lưu trữ hàng hóa hơn cả mong đợi:

  • Với diện tích lưu kho trên 5000 tấn gồm nhiều kho độc lập có sức chứa từ 300 đến 1500 tấn/kho, chúng tôi hoàn toàn có thể đáp ứng mọi nhu cầu lưu kho của doanh nghiệp.

Kho lạnh Nam Hà Nội với diện tích lưu kho hơn 5000 tấn

  • Hàng hóa nhập xuất được kiểm soát và báo cáo tự động bằng phần mềm quản lý kho lạnh hiện đại, chuyên dụng và phù hợp với hàng hóa: phát hành phiếu nhập xuất hàng nhanh chóng, chính xác.
  • Tất cả số lượng và vị trí pallet được quản lý bằng mã số, do đó việc kiểm hàng sẽ được diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác tuyệt đối. Toàn bộ quá trình xuất nhập đều được ghi nhận và lưu trữ hình ảnh thông qua hệ thống camera an ninh và lưu trữ trong hệ thống

Hơn những gì mà một nơi lưu trữ thông thường có thể mang đến cho bạn, Kho Lạnh Nam Hà Nội cam kết chính sách giá đúng giá với thị trường, cung cấp đầy đủ các dịch vụ như: đóng gói, dán nhãn, chia chọn hàng, vận chuyển và giao nhận hàng đông lạnh,…

Hãy trở thành đối tác của Kho Lạnh Nam Hà Nội ngay hôm nay để được trải nghiệm dịch vụ kho lạnh tốt nhất!